Vakantie: wat mag wel en niet?

Tijdens de vakantieperiode krijgen we veel vragen van werkgevers over de vakantierechten van werknemers. In deze blog beantwoord ik de vragen die wij het meest voorbij zien komen. Daarbij ga ik ervan uit dat de arbeidsovereenkomst of cao geen regels bevat over de vaststelling van de vakantie. Ik sluit af met een aantal tips voor werkgevers.

1. Wanneer vervallen opgebouwde vakantiedagen?

Wanneer opgebouwde vakantiedagen vervallen, hangt af van het type vakantiedag. De wet maakt namelijk een onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Bij een fulltime dienstverband bouwt de werknemer jaarlijks 20 wettelijke vakantiedagen op. Alle vakantiedagen die de werknemer daarboven opbouwt, worden als bovenwettelijk aangemerkt.

De wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli van het jaar erna. De werknemer kan dat verval niet tegenhouden. Dat is anders indien de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. Daarvan is slechts in uitzonderlijke situaties sprake. In dat geval vervallen de wettelijke vakantiedagen niet, maar verjaren ze pas na vijf jaar. De bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar. De werknemer kan die verjaring wel tegenhouden, namelijk door de verjaring te stuiten.

2. Wie bepaalt wanneer en hoe lang mijn werknemer vakantie opneemt?

De werknemer bepaalt in beginsel zelf wanneer en hoeveel vakantiedagen hij opneemt. De werknemer bepaalt ook zelf wanneer hij die vakantie aanvraagt; daarvoor geldt geen termijn. De werkgever moet instemmen met de vakantiewensen van de werknemer, tenzij ‘gewichtige redenen’ zich daartegen verzetten. Daarvan is alleen sprake als de vakantie tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Dat is een zware toets en daaraan zal niet snel zijn voldaan. De werkgever moet zijn bezwaren dan wel binnen twee weken schriftelijk aan de werknemer doorgeven. Doet de werkgever dat te laat, dan is de vakantie vastgesteld conform de wensen van de werknemer.* Als de werkgever de vakantiewens tijdig en terecht heeft geweigerd, moet hij de werknemer alsnog in de gelegenheid te stellen twee opeenvolgende weken, of tweemaal één week vakantie op te nemen op een ander moment. Daarom moet de werknemer dan wel verzoeken.

* Die bezwaartermijn geldt overigens alleen voor de wettelijke en niet voor de bovenwettelijke vakantiedagen. Tegen opname van de bovenwettelijke vakantiedagen mag de werkgever op een later moment nog bezwaar maken. Dit onderscheid zal bijna nooit relevant zijn, omdat een werknemer bovenwettelijke en wettelijke vakantiedagen vaak tegelijkertijd opneemt.

3. Kan ik de vakantieplannen van mijn werknemer achteraf wijzigen?

De werkgever kan de vastgestelde vakantie achteraf wijzigen wegens ‘gewichtige redenen’, bijvoorbeeld bij een onvoorziene werktoename, of het onmisbaar worden van de werknemer vanwege ziekte van een collega. Daarover moet de werkgever dan wel eerst overleggen met de werknemer. Dat overleg hoeft overigens niet per se in een akkoord van de werknemer te resulteren. De werkgever moet de werknemer daarbij wel schadeloos stellen voor de vakantiewijziging, bijvoorbeeld voor de annuleringskosten.

4. Mag ik verplichte vrije dagen opleggen?

Ja. De werkgever mag verplichte vrije dagen opleggen, mits hij die bevoegdheid op grond van de arbeidsovereenkomst of de cao heeft. Daaraan zit geen maximumperiode gebonden. Een voorwaarde is wel dat de werkgever dit tijdig doet. De werknemer moet namelijk voldoende gelegenheid krijgen om voorbereidingen voor zijn vakantie te treffen.

5. Wat gebeurt er als een werknemer ziek wordt tijdens de vakantie?

Als een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt, gelden die dagen niet als vakantiedagen maar als ziektedagen. Dat is alleen anders als:

  1. de werknemer ermee instemt dat de ziektedagen als vakantiedagen gelden. Dat kan voor zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen;
  2. in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat de ziektedagen als vakantiedagen worden aangemerkt. Dat kan alleen voor de bovenwettelijke vakantiedagen.

6. Mijn werknemer heeft een negatief vakantiesaldo bij uitdiensttreding, wat nu?

Als de werknemer uit dienst treedt en een negatief vakantiesaldo heeft, is hij in beginsel niet verplicht dat saldo aan de werkgever te vergoeden. De wet bevat namelijk slechts een vergoedingsplicht voor een positief vakantiesaldo, niet voor een negatief vakantiesaldo. De werknemer is dus alleen verplicht een negatief vakantiesaldo te vergoeden als hij dat heeft afgesproken met de werkgever, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of vaststellingsovereenkomst.

Tips

Over dit onderwerp geef ik werkgevers graag de volgende tips:

  1. Als u eenzijdig vaste vakantiedagen wilt aanwijzen, bijvoorbeeld rond Kerst of in de zomervakantie, leg dat dan tijdig vast in de arbeidsovereenkomst of cao. Dat kan ook in een personeelsreglement, mits werknemer met de toepassing daarvan heeft ingestemd.
  2. Neem in de arbeidsovereenkomst een bepaling op die bepaalt dat ziektedagen tijdens een vakantie tóch als bovenwettelijke vakantiedagen kunnen worden aangemerkt. Heeft u dat niet gedaan en meldt een werknemer zich ziek tijdens zijn vakantie? Vraag de werknemer dan ermee in te stemmen dat (een deel van) die ziektedagen toch als vakantiedagen gelden.
  3. Het is aan de werkgever om een vakantiedagenadministratie bij te houden. Maak dus duidelijke afspraken over de wijze waarop vakantiedagen moeten worden doorgegeven en controleer deze goed.
  4. Leg in de arbeidsovereenkomst of vaststellingsovereenkomst vast dat een negatief vakantiesaldo mag worden verrekend.